Công cụ Tạo Đơn Đặt Hàng Miễn phí - Tải PDF | InvoiceBean

Tạo đơn đặt hàng chuyên nghiệp và tải xuống PDF miễn phí. Thêm nhà cung cấp, địa chỉ giao hàng, ngày giao hàng và các mục hàng. Công cụ tạo đơn đặt hàng miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ.

A purchase order (PO) is the document a buyer sends to a seller to formally commit to buying goods or services at agreed prices. Procurement teams, retailers, restaurants, and manufacturers use POs to control spending, give finance a heads-up that an obligation is forming, and make sure the warehouse only accepts deliveries that were actually authorized. The moment the seller accepts a PO — either explicitly or by shipping the goods — it becomes a legally binding contract, which is why precise wording matters. InvoiceBean's free purchase order generator helps small businesses produce a professional PO without expensive procurement software: enter the vendor, ship-to address, required delivery date, and line items, and download a clean PDF you can send by email or attach to a vendor portal entry. The tool runs entirely in your browser with no signup.

Required Fields Explained

PO number
A unique sequential number such as PO-2026-001 that lets vendors quote it on their packing slip and invoice for clean three-way matching.
Order date and required delivery date
When the order is placed and when goods must arrive — the second date defines the vendor's commitment.
Buyer (bill-to) details
Your company name, billing address, and accounts-payable contact so the vendor knows where to invoice.
Vendor / supplier details
Vendor name, address, and any vendor reference number you have on file.
Ship-to address
Where the goods physically need to land; often different from the bill-to (e.g. a warehouse vs. head office).
Line items
Each product with quantity, unit price, and (where relevant) the SKU agreed during quotation.
Shipping terms and method
Incoterms (FOB, DDP, etc.) and the carrier or service level so freight costs are not disputed later.

How This Differs From Other Documents

A purchase order is the buyer's mirror image of an invoice. The PO is issued before goods are shipped and authorizes the seller to ship; the invoice is issued after shipment and demands payment. Compared with an estimate, a PO is binding once accepted, while an estimate is just a price proposal from the seller. A PO is also distinct from a delivery note — the delivery note travels with the shipment and confirms what was actually delivered, whereas the PO sets out what was supposed to be delivered. Mature procurement teams use "three-way matching": PO, delivery note, and invoice must all agree before the invoice is paid. POs themselves do not record revenue or expense in the books — they are a control document — but they reserve budget so that finance can see committed spend before it becomes actual spend.

Best Practices

  • Number POs with a stable prefix and never reuse a number; reused numbers break three-way matching downstream.
  • Always state a required delivery date; vague POs that say "ASAP" are the most common cause of late-delivery disputes.
  • Spell out the unit and pack size (each, box of 12, kg) so the vendor cannot ship a different unit and still claim to have fulfilled the PO.
  • Reference the original quotation or estimate number where one exists, so the vendor can confirm pricing without a side conversation.
  • Send POs through a single channel (email or portal) and keep a copy in your accounting system the same day they are issued.

FAQ

Đơn đặt hàng (PO) là gì?

Đơn đặt hàng là tài liệu thương mại do người mua phát hành cho người bán, chỉ rõ các loại, số lượng và giá đã thỏa thuận cho sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là tài liệu có tính ràng buộc pháp lý khi được người bán chấp nhận.

Đơn đặt hàng nên bao gồm những gì?

Đơn đặt hàng nên bao gồm: thông tin người mua và nhà cung cấp, số đơn đặt hàng duy nhất, ngày đặt hàng và ngày giao hàng yêu cầu, địa chỉ giao hàng, danh sách chi tiết sản phẩm với số lượng và đơn giá, tạm tính, thuế và tổng cộng.

Đơn đặt hàng được đánh số như thế nào?

InvoiceBean tự động tạo số đơn đặt hàng theo định dạng PO-YYYY-NNN (ví dụ: PO-2026-001). Đánh số nhất quán giúp theo dõi đơn hàng và đối chiếu với hóa đơn nhận từ nhà cung cấp.

Đơn đặt hàng có tính ràng buộc pháp lý không?

Đơn đặt hàng trở thành hợp đồng có tính ràng buộc pháp lý khi người bán chấp nhận (hoặc rõ ràng hoặc bằng cách thực hiện đơn hàng). Nó bảo vệ cả hai bên bằng cách ghi lại rõ ràng các điều khoản đã thỏa thuận.

Tôi có thể tạo đơn đặt hàng miễn phí không?

Có. InvoiceBean cho phép bạn tạo PDF đơn đặt hàng chuyên nghiệp hoàn toàn miễn phí không có hình mờ và không cần đăng ký. Chỉ cần điền thông tin và tải xuống ngay lập tức.

Related Document Tools