Công cụ Tạo Hóa đơn Chiếu lệ Miễn phí - Tải PDF | InvoiceBean
Tạo hóa đơn chiếu lệ chuyên nghiệp và tải xuống PDF miễn phí. Thêm điều khoản thương mại, nước xuất xứ, thời hạn hiệu lực. Công cụ tạo hóa đơn chiếu lệ miễn phí.
A proforma invoice is a preliminary invoice that the seller sends to the buyer before the goods are shipped or the work is completed. It looks almost identical to a real invoice — same line items, prices, tax, and total — but it is not an accounting document. Customs officers use it to estimate duties, banks use it to release advance payments or letters of credit, and procurement teams use it to issue a matching purchase order. Cross-border sellers in particular cannot live without proforma invoices: the document declares the country of origin, incoterms, and shipment value that customs will rely on. InvoiceBean's free proforma invoice generator gives you all the right fields — incoterms, country of origin, validity period, currency, and itemized goods — and produces a watermark-free PDF in seconds. No signup, no per-document fee, no data leaves your browser.
Required Fields Explained
- Proforma invoice number
- A unique reference (PI-2026-001) used by customs, the bank, and your own records — kept distinct from your real invoice series.
- Issue date and validity
- Proformas usually expire; the validity period protects you against price changes between quotation and shipment.
- Seller and buyer details
- Full legal names and addresses on both sides; required by customs for clearance and by banks for letters of credit.
- Incoterms
- FOB, CIF, EXW, DDP — the trade term defines who pays freight, insurance, and import duties.
- Country of origin
- Where the goods were manufactured; affects tariff rates and trade-agreement eligibility.
- Itemized goods
- Description, HS code where required, quantity, unit price, and total per line — customs needs this to value the shipment.
- Total value and currency
- The full declared value with currency code (USD, EUR, KRW) — the basis for duty calculation and bank advance.
How This Differs From Other Documents
A proforma invoice is not the same as a commercial invoice, even though they look similar. The proforma is issued before the transaction is finalized and is not a demand for payment, so it never enters accounts receivable. The commercial invoice, by contrast, is the binding payment request issued after shipment and is the document that records the sale in your books. A proforma also differs from an estimate or a quote: estimates are sales documents intended to win work, while proformas are operational documents intended to satisfy customs, banks, or pre-payment requirements. Compared with a purchase order, the proforma flows seller-to-buyer; the buyer often replies with a matching PO. Because proformas are often the basis for letters of credit and advance bank payments, the wording of the validity period and incoterms is unusually important — vague proformas can cost real money when an exchange rate shifts or a shipment is delayed.
Best Practices
- Always include incoterms; without them, the buyer and seller can disagree about who pays freight and import duty.
- State the country of origin clearly — customs systems use this for tariff classification and trade-agreement preferences.
- Use a separate number series (PI-…) so proformas never end up in your accounts receivable by accident.
- Set a realistic validity period for the price; international shipments often take weeks, and FX moves while goods are in transit.
- Mark the document "This is not a tax invoice" so the buyer's accounting team does not post it to AP in error.
FAQ
Hóa đơn chiếu lệ là gì?
Hóa đơn chiếu lệ là hóa đơn bán hàng sơ bộ được gửi cho người mua trước khi giao hàng. Nó mô tả các mục, số lượng và giá cả nhưng không phải là yêu cầu thanh toán — được sử dụng cho mục đích hải quan, nhập/xuất khẩu và phê duyệt của người mua.
Sự khác biệt giữa hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn chiếu lệ được phát hành trước khi giao dịch được hoàn tất và được sử dụng cho mục đích báo giá hoặc hải quan. Hóa đơn thương mại được phát hành sau giao dịch và là yêu cầu thanh toán thực sự. Hóa đơn chiếu lệ không phải là yêu cầu thanh toán có tính ràng buộc pháp lý.
Hóa đơn chiếu lệ nên bao gồm những gì?
Hóa đơn chiếu lệ nên bao gồm: thông tin người bán và người mua, số hóa đơn chiếu lệ duy nhất, thời hạn hiệu lực, điều khoản thương mại quốc tế (incoterms), nước xuất xứ, danh sách chi tiết hàng hóa với số lượng và giá cả, và tổng giá trị.
Điều khoản thương mại quốc tế (incoterms) là gì và tại sao chúng quan trọng?
Incoterms (Điều khoản Thương mại Quốc tế) là các điều khoản thương mại được chuẩn hóa xác định trách nhiệm của người mua và người bán trong việc giao hàng. Các incoterms phổ biến bao gồm FOB (Giao trên tàu), CIF (Chi phí, Bảo hiểm, Cước phí) và EXW (Giao tại kho). Chúng đặc biệt quan trọng trong thương mại quốc tế.
Tôi có thể tạo hóa đơn chiếu lệ miễn phí không?
Có. InvoiceBean cho phép bạn tạo PDF hóa đơn chiếu lệ chuyên nghiệp hoàn toàn miễn phí không có hình mờ và không cần đăng ký. Dễ dàng thêm điều khoản thương mại, nước xuất xứ và thời hạn hiệu lực.
Related Document Tools
- Công cụ Tạo Hóa đơn — Bill clients after work is delivered.
- Công cụ Tạo Biên lai — Confirm payment that has already been received.
- Công cụ Tạo Báo giá — Quote a price before work begins (non-binding).
- Công cụ Tạo Giấy Ghi Có — Reduce a previously invoiced amount (returns, errors).
- Công cụ Tạo Đơn Đặt Hàng — Authorize a vendor to ship at agreed prices.
- Công cụ Tạo Phiếu Giao Hàng — Travels with a shipment to confirm what was delivered.