Công cụ Tạo Báo giá Miễn phí - Tải PDF | InvoiceBean
Tạo báo giá chuyên nghiệp và tải xuống PDF miễn phí. Đặt ngày hiệu lực, mục tùy chọn. Công cụ tạo báo giá miễn phí cho freelancer và chủ doanh nghiệp.
Báo giá (đôi khi gọi là dự toán hoặc bản chào giá) là đề xuất giá bằng văn bản mà người bán gửi cho khách hàng tiềm năng trước khi bắt đầu công việc hoặc giao hàng. Không giống hóa đơn, báo giá không phải là yêu cầu thanh toán — đây là dự kiến chi phí dựa trên phạm vi công việc tại thời điểm lập. Báo giá thường được sử dụng trong các ngành dịch vụ như xây dựng, sửa chữa, thiết kế và tư vấn, nơi giá thành cuối cùng có thể thay đổi so với dự kiến ban đầu. Khi được khách hàng chấp thuận, báo giá trở thành cơ sở cho hợp đồng hoặc lệnh sản xuất.
Giải thích các trường bắt buộc
- Số báo giá
- Mã tham chiếu duy nhất như EST-2026-001 giúp theo dõi báo giá từ khi phát hành đến khi chấp nhận hoặc từ chối.
- Ngày phát hành và thời hạn hiệu lực
- Thời điểm chuẩn bị báo giá và thời gian giá còn hiệu lực — thường từ 15 đến 30 ngày.
- Thông tin người gửi
- Tên doanh nghiệp, thông tin liên hệ và mã số thuế để khách hàng tiềm năng có thể xác minh người đang giao dịch.
- Thông tin khách hàng / tiềm năng
- Tên và địa chỉ người mua để báo giá được gửi đúng và có thể chuyển đổi thành hóa đơn một cách dễ dàng.
- Phạm vi công việc chi tiết
- Từng hạng mục được liệt kê riêng với số lượng, đơn giá và cờ tùy chọn cho các mục khách hàng có thể bỏ qua.
- Tạm tính, thuế và tổng cộng
- Trình bày rõ phép tính: tạm tính, thuế áp dụng kèm thuế suất và tổng số tiền để khách hàng lập ngân sách.
- Điều khoản và ghi chú
- Giả định, loại trừ, các mốc thanh toán và bất kỳ điều kiện nào giới hạn tính ràng buộc của đề nghị.
How This Differs From Other Documents
Báo giá về bản chất khác hóa đơn và đơn đặt hàng. Hóa đơn là yêu cầu thanh toán cho công việc đã hoàn thành; báo giá là đề xuất cho công việc chưa bắt đầu và không ràng buộc thanh toán. Đơn đặt hàng do người mua phát hành để xác nhận đặt mua; báo giá do người bán phát hành để đề xuất giá. Báo giá cũng khác hợp đồng — hợp đồng có giá trị pháp lý ràng buộc còn báo giá chỉ trở thành cam kết khi được cả hai bên chấp nhận chính thức.
Best Practices
- Luôn ghi thời hạn hiệu lực — nếu không có, bạn có thể bị yêu cầu giữ nguyên mức giá dù chi phí nguyên vật liệu đã thay đổi.
- Mô tả chi tiết từng hạng mục để tránh tranh chấp về phạm vi công việc sau này.
- Nếu chi phí chưa chắc chắn, ghi rõ đây là ước tính và nêu các yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá cuối cùng.
- Chuyển đổi báo giá được chấp thuận thành hóa đơn bằng cách tham chiếu số báo giá — điều này tạo ra vết kiểm toán rõ ràng.
- Gửi theo dõi sau ba đến năm ngày làm việc nếu chưa nhận được phản hồi — sự chủ động cho thấy tính chuyên nghiệp.
FAQ
Sự khác biệt giữa báo giá ước tính và báo giá cố định là gì?
Báo giá ước tính là dự báo chi phí gần đúng có thể thay đổi khi phạm vi dự án trở nên rõ ràng hơn. Báo giá cố định là đề nghị giá cố định có tính ràng buộc khi được chấp nhận. InvoiceBean cho phép bạn tạo cả hai loại tài liệu.
Báo giá kinh doanh nên bao gồm những gì?
Báo giá chuyên nghiệp nên bao gồm: thông tin doanh nghiệp của bạn, thông tin khách hàng, số báo giá duy nhất, ngày phát hành và thời hạn hiệu lực, danh sách chi tiết dịch vụ hoặc sản phẩm với giá cả, tạm tính, thuế, tổng cộng và các điều khoản của bạn.
Báo giá nên có hiệu lực trong bao lâu?
Thời hạn hiệu lực báo giá thông thường từ 15 đến 30 ngày. Bạn có thể đặt ngày hiệu lực tùy chỉnh trong InvoiceBean. Nêu rõ thời hạn hiệu lực giúp bảo vệ bạn khỏi những thay đổi về giá nguyên vật liệu hoặc nhân công.
Tôi có thể chuyển đổi báo giá thành hóa đơn không?
Mặc dù InvoiceBean không tự động chuyển đổi báo giá thành hóa đơn, bạn có thể dễ dàng tạo lại tài liệu dưới dạng hóa đơn sau khi khách hàng chấp thuận báo giá. Chỉ cần sao chép thông tin vào công cụ tạo hóa đơn.
Báo giá có tính ràng buộc pháp lý không?
Thông thường, báo giá không có tính ràng buộc pháp lý trừ khi được nêu rõ ràng. Tuy nhiên, khi khách hàng chấp nhận báo giá bằng văn bản, nó có thể trở thành thỏa thuận ràng buộc tùy thuộc vào khu vực pháp lý của bạn. Luôn làm rõ các điều khoản với khách hàng.
Related Document Tools
- Công cụ Tạo Hóa đơn — Bill clients after work is delivered.
- Công cụ Tạo Biên lai — Confirm payment that has already been received.
- Công cụ Tạo Giấy Ghi Có — Reduce a previously invoiced amount (returns, errors).
- Công cụ Tạo Đơn Đặt Hàng — Authorize a vendor to ship at agreed prices.
- Công cụ Tạo Phiếu Giao Hàng — Travels with a shipment to confirm what was delivered.
- Công cụ Tạo Hóa đơn Chiếu lệ — Pre-shipment document for customs and advance payment.