Hướng Dẫn Phiếu Giao Hàng: Là Gì và Cách Tạo
Mọi thứ bạn cần biết về phiếu giao hàng và phiếu đóng gói cho doanh nghiệp của bạn
Phiếu giao hàng (còn được gọi là phiếu đóng gói hoặc phiếu xuất kho) là tài liệu đi kèm với một lô hàng. Nó đóng vai trò là bằng chứng giao hàng và giúp cả người gửi và người nhận xác minh rằng các mặt hàng đúng đã được gửi và nhận. Hướng dẫn này giải thích phiếu giao hàng là gì, cần chứa gì và cách tạo chúng một cách chuyên nghiệp.
Phiếu Giao Hàng Là Gì?
Phiếu giao hàng là tài liệu đi kèm với lô hàng từ người bán đến người mua. Nó liệt kê tất cả các mặt hàng trong lô hàng, số lượng và các chi tiết liên quan. Không giống như hóa đơn, phiếu giao hàng thường không bao gồm giá cả — mục đích của nó là xác nhận những gì đã được gửi, không phải yêu cầu thanh toán.
Phiếu Giao Hàng vs. Hóa Đơn vs. Phiếu Đóng Gói
Ba tài liệu này phục vụ các mục đích khác nhau. Phiếu giao hàng xác nhận những gì đã được gửi và được dùng để xác minh. Hóa đơn là yêu cầu thanh toán và bao gồm giá cả. Phiếu đóng gói tương tự như phiếu giao hàng nhưng có thể bao gồm thêm chi tiết đóng gói. Trong thực tế, 'phiếu giao hàng' và 'phiếu đóng gói' thường được sử dụng thay thế cho nhau.
Các Yếu Tố Cần Thiết của Phiếu Giao Hàng
Phiếu giao hàng chuyên nghiệp phải bao gồm: số phiếu giao hàng duy nhất (ví dụ: PGH-2026-001), tên và địa chỉ người gửi, tên và địa chỉ giao hàng của người nhận, ngày giao hàng, tên hãng vận chuyển và số theo dõi, tham chiếu đến số đơn đặt hàng hoặc hóa đơn gốc, danh sách chi tiết hàng hóa với số lượng và mô tả, và các hướng dẫn xử lý đặc biệt.
Tại Sao Phiếu Giao Hàng Quan Trọng
Phiếu giao hàng phục vụ một số chức năng quan trọng: cung cấp bằng chứng rằng hàng hóa đã được gửi và nhận, giúp người nhận xác minh nội dung lô hàng so với đơn đặt hàng, làm cơ sở cho việc khiếu nại nếu có mặt hàng bị thiếu hoặc hư hỏng, hỗ trợ quản lý hàng tồn kho bằng cách cung cấp hồ sơ hàng hóa đến, và giúp kế toán bằng cách liên kết các lô hàng với hóa đơn và đơn đặt hàng.
Cách Đánh Số Phiếu Giao Hàng
Sử dụng hệ thống đánh số nhất quán như PGH-NNNN-NNN (ví dụ: PGH-2026-001). Đánh số tuần tự giúp dễ dàng theo dõi các lô hàng và khớp chúng với đơn đặt hàng và hóa đơn. InvoiceBean tự động tạo số phiếu giao hàng theo định dạng này. Luôn tham chiếu số đơn đặt hàng hoặc hóa đơn tương ứng trên phiếu giao hàng.
Các Thực Hành Tốt Nhất cho Phiếu Giao Hàng
Thực hiện các thực hành tốt nhất sau: luôn kèm phiếu giao hàng với mỗi lô hàng, đảm bảo người nhận ký phiếu giao hàng như bằng chứng nhận hàng, lưu bản sao tất cả phiếu giao hàng cho hồ sơ của bạn, tham chiếu số đơn đặt hàng để dễ dàng khớp, ghi rõ bất kỳ sự khác biệt hoặc mặt hàng hư hỏng nào tại thời điểm giao hàng, và sử dụng định dạng nhất quán cho tất cả phiếu giao hàng.
FAQ
Phiếu giao hàng có bắt buộc theo pháp luật không?
Yêu cầu khác nhau theo từng quốc gia và ngành. Ở nhiều khu vực pháp lý, phiếu giao hàng không bắt buộc về mặt pháp lý đối với các lô hàng nội địa, nhưng được khuyến nghị mạnh mẽ như một thực hành tốt nhất. Đối với các lô hàng quốc tế, có thể áp dụng các yêu cầu tài liệu hải quan.
Phiếu giao hàng có cần bao gồm giá không?
Thông thường, phiếu giao hàng không bao gồm giá. Mục đích của nó là xác nhận những gì đã được gửi, không phải yêu cầu thanh toán. Nếu bạn cần bao gồm giá, hãy gửi hóa đơn riêng. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp chọn bao gồm giá trên phiếu giao hàng của họ để tiện lợi.
Tôi phải làm gì nếu thiếu mặt hàng trong lô hàng?
Nếu thiếu mặt hàng, hãy ghi sự khác biệt lên phiếu giao hàng tại thời điểm nhận. Liên hệ ngay với người gửi để báo cáo sự thiếu hụt. Lưu bản sao phiếu giao hàng đã ký với sự khác biệt được ghi làm tài liệu cho bất kỳ khiếu nại hoặc tranh chấp nào.
Tôi có thể tạo phiếu giao hàng miễn phí không?
Có! InvoiceBean cho phép bạn tạo phiếu giao hàng PDF chuyên nghiệp hoàn toàn miễn phí, không có hình mờ và không cần đăng ký. Chỉ cần điền thông tin và tải xuống phiếu giao hàng ngay lập tức.