Gratis proformafactuurgenerator - PDF downloaden | InvoiceBean

Maak professionele proformafacturen en download gratis als PDF. Voeg Incoterms, oorsprongsland en geldigheidsduur toe. Gratis proformafactuurmaker.

Een pro-formafactuur is een voorlopige factuur die de verkoper naar de koper stuurt voordat de goederen worden verzonden of het werk is voltooid. Ze lijkt nagenoeg identiek aan een echte factuur — dezelfde posten, prijzen, belastingen en totaal — maar is geen boekhoudkundig document. Douaneambtenaren gebruiken haar om rechten te schatten, banken gebruiken haar om vooruitbetalingen of kredietbrieven vrij te geven en inkoopteams gebruiken haar om een bijpassende inkooporder op te stellen. Grensoverschrijdende verkopers kunnen niet zonder pro-formafacturen: het document vermeldt het herkomstland, de Incoterms en de zendingswaarde waarop de douane vertrouwt. Met de gratis pro-formafactuurmaker van InvoiceBean beschikt u over alle juiste velden — Incoterms, herkomstland, geldigheidsduur, valuta en gespecificeerde goederen — en genereert u in een paar seconden een PDF zonder watermerk.

Toelichting op de verplichte velden

Pro-formanummer
Een unieke referentie (PF-2026-001) gebruikt door de douane, de bank en uw eigen administratie — gescheiden van de reeks echte facturen.
Uitgiftedatum en geldigheid
Pro-forma's verlopen doorgaans; de geldigheidsduur beschermt tegen prijswijzigingen tussen offerte en verzending.
Verkoper- en kopergegevens
Volledige handelsnamen en adressen van beide partijen; vereist door de douane voor vrijgave en door banken voor kredietbrieven.
Incoterms
FOB, CIF, EXW, DDP — de handelsterm bepaalt wie het transport, de verzekering en de douanerechten betaalt.
Herkomstland
Waar de goederen zijn vervaardigd; dit beïnvloedt de tarieven en de geschiktheid voor handelsovereenkomsten.
Gespecificeerde goederen
Omschrijving, HS-code indien vereist, hoeveelheid, eenheidsprijs en totaal per regel — de douane heeft dit nodig om de zending te waarderen.
Totale waarde en valuta
De volledige aangegeven waarde met de valutacode (EUR, USD, KRW) — de basis voor de berekening van rechten en bankvoorschotten.

How This Differs From Other Documents

Een pro-formafactuur verschilt van een handelsfactuur qua rechtsstatus en tijdstip. Een gewone factuur schept een afdwingbare betalingsverplichting en wordt bij de verkoper geboekt als omzet; een pro-forma is puur informatief en genereert geen enkele boekhoudkundige boeking. De pro-forma verschilt van een offerte doordat ze op een echte factuur lijkt — zelfde nummering, zelfde totaal — maar wordt uitgestuurd vóór verzending of oplevering in plaats van als prijsvoorstel. Ten opzichte van een inkooporder komt de pro-forma van de verkoper en gaat ze vóór de bestelling; de inkooporder komt van de koper en autoriseert die. Bij internationale zendingen vergezelt de handelsfactuur de werkelijke goederen en is de officiële aangifte, terwijl de pro-forma weken eerder is uitgestuurd om vooruitbetalingen of goedkeuringen te initiëren.

Best Practices

  • Houd de pro-formanummerserie volledig gescheiden van echte facturen (bijv. PF-2026-NNN versus FAC-2026-NNN) zodat geen enkel boekhoudpakket het per abuis als omzet boekt.
  • Vermeld altijd een geldigheidsduur — douane en banken wijzen pro-forma's die er te oud uitzien vaak af; 30-60 dagen is een veelgebruikte standaard.
  • Vermeld de Incoterms met de genoemde stad (bijv. CIF Rotterdam) en niet alleen de afkorting — douaneambtenaren hebben de exacte locatie nodig.
  • Boek een pro-forma nooit als omzet in uw administratie; wacht op de echte factuur, want de pro-forma leidt misschien nooit tot een daadwerkelijke transactie.
  • Archiveer pro-forma's samen met de bijbehorende verzenddocumentatie voor minimaal vijf jaar — douane- en handelsregelgeving vereist volledige documentatieketens voor grensoverschrijdende zendingen.

FAQ

Wat is een proformafactuur?

Een proformafactuur is een voorlopige verkoopnota die naar kopers wordt gestuurd vóór verzending of levering van goederen. Het beschrijft de artikelen, hoeveelheden en prijzen maar is geen betalingsverzoek — het wordt gebruikt voor douane-, import-/exportdoeleinden en goedkeuring door de koper.

Wat is het verschil tussen een proformafactuur en een handelsfactuur?

Een proformafactuur wordt afgegeven voordat de transactie is afgerond en wordt gebruikt voor offerte- of douanedoeleinden. Een handelsfactuur wordt afgegeven na de transactie en is het daadwerkelijke betalingsverzoek. Proformafacturen zijn geen juridisch bindende betalingseisen.

Wat moet een proformafactuur bevatten?

Een proformafactuur moet bevatten: verkoper- en kopersgegevens, een uniek proformafactuurnummer, geldigheidsduur, Incoterms (verzendvoorwaarden), oorsprongsland, gespecificeerde lijst van goederen met hoeveelheden en prijzen en totale waarde.

Wat zijn Incoterms en waarom zijn ze belangrijk?

Incoterms (International Commercial Terms) zijn gestandaardiseerde handelstermen die de verantwoordelijkheden van kopers en verkopers bij de levering van goederen definiëren. Veelgebruikte Incoterms zijn FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance, Freight) en EXW (Ex Works). Ze zijn met name belangrijk voor internationale handel.

Kan ik gratis een proformafactuur maken?

Ja. InvoiceBean laat u professionele proformafactuur-PDF's maken, volledig gratis zonder watermerken en zonder aanmelding. Voeg eenvoudig Incoterms, oorsprongsland en geldigheidsduur toe.

Related Document Tools