借记单指南：什么是借记单及何时使用
关于开具和接收借记单的完整知识
借记单是买方向卖方发出的文件，用于要求增加所欠金额，或通知即将发生的费用。它是贷记单的对应文件——贷记单减少买方所欠金额，而借记单则增加所欠金额。了解何时以及如何使用借记单有助于保持准确的会计记录，并防止付款纠纷。
什么是借记单？
借记单（也称借记备忘录）是买方向卖方发出的商业文件，通知卖方买方正在因错误或额外费用而借记卖方账户。常见情形：(1) 卖方对商品或服务少收费用。(2) 原始发票未包含的附加费用（运费、装卸费、保险费）。(3) 收到的货物超过发票开具的数量。(4) 需要正式化价格调整。借记单作为正式请求，要求卖方开具更正后的发票。
借记单 vs 贷记单
借记单和贷记单是镜像文件。贷记单：由卖方向买方开具——减少买方应付金额（退货、多收费、折扣）。借记单：由买方向卖方开具——增加买方应付金额（少收费、额外费用）。在会计上：贷记单减少应付账款，借记单增加应付账款。两者都引用原始发票号并说明调整原因。
借记单应包含的内容
专业的借记单应包含：(1) 文件标题——"借记单"或"借记备忘录"。(2) 唯一借记单编号（顺序编号）。(3) 开具日期。(4) 参考原始发票编号。(5) 买方详情（名称、地址、联系方式）。(6) 卖方详情（名称、地址、联系方式）。(7) 借记原因的清晰说明。(8) 借记金额（小计、税款、合计）。(9) 付款条款或到期日。保存所有借记单的副本以供审计和会计使用。
会计处理
买方账簿：开具借记单时，借记相关费用/采购账户，贷记应付账款。付款时，借记应付账款，贷记现金/银行。卖方账簿：收到借记单时，借记应收账款，贷记相关收入/销售账户。税务影响：如适用增值税/消费税，借记的税务部分也必须在双方的纳税申报表中单独核算。
最佳实践
及时开具借记单——延迟会使对账复杂化。始终引用原始发票编号。维护顺序编号系统以便于跟踪。通过电子邮件发送借记单并确认送达。按法律要求的期限保存记录（通常为5-7年，视司法管辖区而定）。每月审查采购账本，确保所有借记单与相应发票匹配。
FAQ
借记单具有法律约束力吗？
借记单本身不是具有法律约束力的付款要求——它是请求交易更正的商业文件。但是，如果双方有现有合同或采购协议，未解决的借记单可能构成法律纠纷的基础。最佳做法是通过开具更正后的发票来解决借记单问题。
卖方可以开具借记单吗？
从技术上讲，借记单通常由买方开具。但在某些地区和行业，卖方确实会开具"借记备忘录"来通知买方额外费用。关键是清晰——清楚地标注文件，并确保双方了解正在进行的调整。
借记单和补充发票有什么区别？
补充发票是针对额外交易的新发票。借记单专门引用并更正现有发票。调整以前的费用时使用借记单；新的独立费用时使用补充发票。