Tạo Danh Mục Sản Phẩm Miễn Phí - Tải PDF | InvoiceBean
Tạo danh mục sản phẩm có thể in với SKU, giá và tồn kho. Công cụ tạo danh mục sản phẩm miễn phí.
Danh mục sản phẩm là danh sách có cấu trúc liệt kê tất cả sản phẩm hoặc SKU mà doanh nghiệp cung cấp, kèm theo mô tả, thông số kỹ thuật và giá niêm yết. Không giống hóa đơn hoặc báo giá tham chiếu đến giao dịch cụ thể, danh mục sản phẩm là tài liệu tham chiếu chung cho toàn bộ danh mục hàng hóa. Danh mục sản phẩm được sử dụng rộng rãi trong thương mại B2B nơi người mua cần xem xét và phê duyệt nội bộ trước khi đặt hàng, trong bán buôn, hoạt động của nhà sản xuất và bất kỳ tình huống nào cần thống nhất thông tin giá chính thức.
Giải thích các trường bắt buộc
- Số danh mục và ngày có hiệu lực
- Mã định danh danh mục duy nhất (ví dụ: CAT-2026-Q2) và ngày giá có hiệu lực — giúp người mua xác nhận đang dùng đúng phiên bản.
- Thông tin người phát hành
- Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế và người liên hệ hoặc đại diện bán hàng để hỏi thêm thông tin.
- Thời hạn hiệu lực
- Khoảng thời gian giá trong danh mục được đảm bảo — thường là một quý hoặc sáu tháng. Không có ngày hết hạn tạo ra tranh chấp.
- Đơn vị tiền tệ
- Đơn vị tiền tệ giao dịch cho mọi giá trong danh mục (USD, EUR, GBP, JPY, v.v.) — tất cả các giá phải được ghi nhất quán bằng một đơn vị.
- Các dòng sản phẩm kèm mã SKU
- Cho mỗi sản phẩm: mã SKU hoặc mã sản phẩm, tên, mô tả ngắn, thông số kỹ thuật chính, giá niêm yết và giá ưu đãi nếu có.
- Danh mục hoặc phần
- Nhóm sản phẩm theo danh mục, họ sản phẩm hoặc công dụng để người mua dễ dàng điều hướng danh mục dài.
- Điều khoản và điều kiện
- Điều khoản thanh toán, điều khoản vận chuyển (Incoterms), mức chiết khấu theo số lượng, thời gian giao hàng và chính sách đặt hàng tối thiểu.
How This Differs From Other Documents
Danh mục sản phẩm khác hóa đơn, báo giá và hóa đơn chiếu lệ. Hóa đơn là yêu cầu thanh toán cho giao dịch cụ thể; danh mục sản phẩm là tài liệu tham chiếu không có giá trị tài chính. Báo giá đề xuất giá cho yêu cầu cụ thể; danh mục sản phẩm niêm yết giá chuẩn cho toàn bộ danh mục. Danh mục sản phẩm cũng không phải hợp đồng — giá niêm yết trong danh mục chỉ là tham chiếu và có thể thay đổi; chỉ khi báo giá hoặc đơn đặt hàng được chấp nhận thì giá mới được xác nhận chính thức.
Best Practices
- Sử dụng mã số danh mục có kỳ hiệu lực (ví dụ CAT-2026-Q3) để khách hàng biết rõ họ đang dùng phiên bản nào và khi nào cần cập nhật.
- Đánh dấu rõ ngày hết hiệu lực của giá — giá danh mục không nên có hiệu lực vô thời hạn.
- Giữ mô tả sản phẩm nhất quán giữa danh mục, báo giá và hóa đơn để tránh nhầm lẫn.
- Phân phối danh mục sản phẩm ở định dạng khó chỉnh sửa (PDF hoặc có chữ ký số) để ngăn giả mạo giá.
- Thông báo cho khách hàng khi có danh mục mới và chỉ rõ những thay đổi về giá hoặc sản phẩm mới.
FAQ
Danh mục sản phẩm là gì và được dùng như thế nào?
Danh mục sản phẩm là bảng liệt kê có cấu trúc về mọi SKU mà doanh nghiệp bán, kèm theo mô tả, thông số kỹ thuật, giá cả và thông tin đặt hàng. Người mua tham chiếu danh mục để chọn sản phẩm và lập đơn đặt hàng, thay thế cho các báo giá qua email lẻ tẻ và bảng giá rời rạc.
Danh mục khác bảng giá như thế nào?
Bảng giá thường chỉ chứa SKU và giá. Danh mục bổ sung thêm mô tả sản phẩm, thông số kỹ thuật, phân nhóm theo danh mục, số lượng đặt hàng tối thiểu, thời gian giao hàng và (ở bản in) hình ảnh. Danh mục hữu ích hơn như một công cụ bán hàng; bảng giá hữu ích hơn để tra cứu nhanh.
Tôi nên cập nhật danh mục sản phẩm bao lâu một lần?
Hầu hết các doanh nghiệp B2B phát hành danh mục mới mỗi quý hoặc mỗi sáu tháng, với thời hạn hiệu lực được in trên trang bìa. Hãy cập nhật sớm hơn nếu chi phí đầu vào, tỷ giá hối đoái hoặc thông số sản phẩm thay đổi đáng kể — giá lỗi thời làm xói mòn niềm tin của khách hàng.
Tôi nên liệt kê một loại tiền tệ hay nhiều loại tiền tệ?
Hãy phát hành một loại tiền tệ cho mỗi danh mục. Phát hành các phiên bản bản địa hóa riêng (CAT-2026-Q2-USD, CAT-2026-Q2-EUR, CAT-2026-Q2-JPY) thay vì trộn nhiều loại tiền tệ trên cùng một văn bản. Danh mục trộn lẫn tiền tệ gây tranh chấp về tỷ giá hối đoái trong quá trình đặt hàng.
Tôi có cần ghi số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) không?
Nếu bạn có MOQ, hãy ghi chúng trên danh mục bên cạnh mỗi SKU. Việc giấu MOQ cho đến giai đoạn báo giá khiến các bộ phận mua hàng khó chịu, làm chậm chu kỳ bán hàng và thường dẫn đến đơn hàng bị bỏ dở. Sự minh bạch về MOQ giúp lọc ra người mua nghiêm túc khỏi người chỉ xem qua.