Tạo Phiếu Ghi Nợ Miễn Phí - Tải PDF | InvoiceBean

Tạo phiếu ghi nợ chuyên nghiệp và tải về PDF miễn phí. Tham chiếu hóa đơn gốc, thêm lý do ghi nợ. Công cụ tạo phiếu ghi nợ miễn phí.

Giấy báo nợ (còn gọi là phiếu ghi nợ) là chứng từ thương mại dùng để điều chỉnh hóa đơn đã lập khi số tiền hóa đơn ban đầu thấp hơn mức lẽ ra phải là. Người bán phát hành giấy báo nợ khi cần tính thêm phụ phí, điều chỉnh lỗi định giá, cộng thêm chi phí phát sinh sau khi hóa đơn gốc được gửi đi. Người mua cũng có thể phát hành giấy báo nợ để thông báo cho nhà cung cấp biết rằng tài khoản của nhà cung cấp đã bị ghi nợ do hàng hóa bị trả lại hoặc thanh toán thừa.

Giải thích các trường bắt buộc

Số giấy báo nợ
Mã định danh tuần tự duy nhất (ví dụ: DN-2026-001) phân biệt giấy báo nợ với hóa đơn gốc và các chứng từ khác.
Tham chiếu hóa đơn gốc
Số và ngày của hóa đơn gốc đang được điều chỉnh — bắt buộc để cả hai bên liên kết điều chỉnh với giao dịch hiện có.
Ngày phát hành
Ngày phát hành giấy báo nợ. Cơ quan thuế ở nhiều khu vực pháp lý yêu cầu ghi rõ ngày để xác định thời điểm ghi nhận thuế.
Lý do ghi nợ
Giải thích ngắn gọn như 'điều chỉnh giá', 'phụ phí vận chuyển' hoặc 'tính thiếu' — cần thiết để kiểm toán viên xác nhận điều chỉnh.
Các mục hàng
Danh sách chi tiết các khoản phụ thu: mô tả, số lượng, đơn giá và mọi thuế áp dụng cho từng dòng.
Tạm tính, thuế và tổng phải trả
Tổng trước thuế, thuế tính (ghi rõ thuế suất VAT, GST, HST) và tổng phải trả cho khoản bổ sung này.
Hướng dẫn thanh toán
Thông tin tài khoản ngân hàng hoặc liên kết thanh toán để người mua thanh toán khoản bổ sung mà không cần hỏi thêm.

How This Differs From Other Documents

Giấy báo nợ là hình ảnh đối xứng của giấy báo có. Giấy báo có giảm số tiền người mua phải trả; giấy báo nợ tăng số tiền đó. Cả hai đều điều chỉnh hóa đơn hiện có thay vì tạo giao dịch mới. Giấy báo nợ khác hóa đơn bổ sung ở chỗ hóa đơn bổ sung tạo giao dịch riêng biệt còn giấy báo nợ sửa đổi giao dịch đang tồn tại. Trong kế toán kép, giấy báo nợ phát hành bởi người bán ghi nợ tài khoản phải thu và ghi có tài khoản doanh thu.

Best Practices

  • Luôn ghi số và ngày hóa đơn gốc để nhân viên kế toán có thể đối chiếu nhanh chóng.
  • Giải thích rõ ràng lý do điều chỉnh — mô tả mơ hồ là nguyên nhân phổ biến gây tranh chấp và chậm thanh toán.
  • Thông báo sớm cho khách hàng trước khi gửi giấy báo nợ khi có thể — sự bất ngờ thường dẫn đến phản đối.
  • Đánh số giấy báo nợ tuần tự với tiền tố riêng (ví dụ DN-2026-NNN) để phân biệt với hóa đơn thông thường.
  • Lưu trữ tài liệu hỗ trợ cho từng giấy báo nợ — phụ phí không có bằng chứng rất khó thu hồi.

FAQ

Phiếu báo nợ (debit note) là gì và khi nào tôi nên phát hành?

Phiếu báo nợ (còn gọi là debit memo) là chứng từ do người mua phát hành cho người bán để yêu cầu giảm số tiền phải trả, hoặc do người bán phát hành cho người mua để thông báo các khoản phí phụ trội. Lý do thường gặp gồm trả thiếu, điều chỉnh giá, hoặc dịch vụ phát sinh.

Phiếu báo nợ khác phiếu báo có (credit note) như thế nào?

Phiếu báo có do người bán phát hành để giảm số dư phải thu của người mua (ví dụ, trả hàng hoặc trả thừa). Phiếu báo nợ được phát hành để tăng một khoản phí hoặc điều chỉnh khoản chưa thu đủ. Hai loại này đối xứng nhau: phiếu báo có giảm khoản bạn nợ, phiếu báo nợ tăng khoản đó.

Phiếu báo nợ nên có những thông tin gì?

Phiếu báo nợ nên gồm: thông tin doanh nghiệp của bạn, thông tin người nhận, mã phiếu báo nợ duy nhất, số hóa đơn gốc, ngày phát hành, lý do ghi nợ, các khoản điều chỉnh chi tiết và tổng số tiền ghi nợ.

Phiếu báo nợ được đánh số như thế nào?

InvoiceBean tự động tạo mã phiếu báo nợ theo định dạng DBN-YYYY-NNN (ví dụ: DBN-2026-001). Luôn tham chiếu số hóa đơn gốc trên phiếu báo nợ để có hồ sơ kế toán rõ ràng.

Tôi có thể tạo phiếu báo nợ miễn phí không?

Có. InvoiceBean cho phép bạn tạo PDF phiếu báo nợ chuyên nghiệp hoàn toàn miễn phí, không có watermark và không cần đăng ký.