Darmowy Generator Faktur Proforma - Pobierz PDF | InvoiceBean
Twórz profesjonalne faktury proforma i pobieraj jako PDF za darmo. Dodaj incoterms, kraj pochodzenia, okres ważności. Darmowy kreator faktur proforma.
Faktura proforma to wstępna faktura wysyłana przez sprzedawcę nabywcy przed wysyłką towaru lub zakończeniem prac. Wygląda niemal identycznie jak prawdziwa faktura — te same pozycje, ceny, podatki i suma — ale nie jest dokumentem księgowym. Urzędnicy celni używają jej do szacowania należności celnych, banki korzystają z niej do uruchamiania zaliczek lub akredytyw, a działy zakupów wystawiają na jej podstawie odpowiednie zamówienie zakupu. Sprzedawcy transgraniczni nie mogą obejść się bez faktur proforma: dokument podaje kraj pochodzenia, Incoterms i wartość przesyłki, na których opiera się odprawa celna. Bezpłatny kreator faktur proforma InvoiceBean zapewnia wszystkie niezbędne pola — Incoterms, kraj pochodzenia, okres ważności, walutę i szczegółowy wykaz towarów — i generuje plik PDF bez znaku wodnego w kilka sekund.
Objaśnienie obowiązkowych pól
- Numer faktury proforma
- Unikalny numer referencyjny (PF-2026-001) używany przez służby celne, bank i własną dokumentację — odrębny od serii faktur właściwych.
- Data wystawienia i ważność
- Proformy zazwyczaj wygasają; okres ważności chroni przed zmianami cen między ofertą a wysyłką.
- Dane sprzedawcy i nabywcy
- Pełne nazwy prawne i adresy obu stron; wymagane przez służby celne do odprawy i przez banki do akredytyw.
- Incoterms
- FOB, CIF, EXW, DDP — termin handlowy określa, kto płaci za transport, ubezpieczenie i cło.
- Kraj pochodzenia
- Miejsce wytworzenia towaru; wpływa na stawki celne i możliwość skorzystania z umów handlowych.
- Szczegółowy wykaz towarów
- Opis, kod HS tam gdzie wymagany, ilość, cena jednostkowa i suma na wiersz — służby celne potrzebują tych danych do wyceny przesyłki.
- Łączna wartość i waluta
- Pełna zadeklarowana wartość z kodem waluty (PLN, EUR, USD) — podstawa do obliczenia należności celnych i zaliczki bankowej.
How This Differs From Other Documents
Faktura proforma różni się od faktury handlowej statusem prawnym i momentem wystawienia. Zwykła faktura tworzy egzekwowalny obowiązek zapłaty i trafia do ksiąg sprzedawcy jako przychód; proforma ma wyłącznie charakter informacyjny i nie generuje żadnego zapisu księgowego. Proforma różni się od kosztorysu tym, że wygląda jak prawdziwa faktura — ta sama numeracja, ta sama suma — ale jest wystawiana przed wysyłką lub wykonaniem usługi, a nie jako propozycja cenowa. W porównaniu z zamówieniem zakupu proforma pochodzi od sprzedawcy i poprzedza zamówienie; zamówienie zakupu pochodzi od nabywcy i je autoryzuje. Przy wysyłkach zagranicznych faktura handlowa towarzyszy rzeczywistemu towarowi i stanowi oficjalną deklarację, podczas gdy proforma mogła zostać wystawiona tygodnie wcześniej w celu uruchomienia zaliczek lub uzyskania zgód.
Best Practices
- Prowadź serię numerów proforma zupełnie oddzielnie od faktur właściwych (np. PF-2026-NNN zamiast FAK-2026-NNN), aby żaden system księgowy nie zaksięgował jej omyłkowo jako przychodu.
- Zawsze podawaj okres ważności — służby celne i banki często odrzucają proformy wyglądające na zbyt stare; 30-60 dni to powszechna norma.
- Podawaj Incoterms z wymienioną miejscowością (np. CIF Rotterdam) i nie tylko skrót — urzędnicy celni potrzebują dokładnej lokalizacji.
- Nigdy nie ewidencjonuj proformy jako przychodu w swojej księgowości; poczekaj na fakturę właściwą, ponieważ proforma może nigdy nie przekształcić się w rzeczywistą transakcję.
- Archiwizuj proformy wraz z powiązaną dokumentacją wysyłkową przez co najmniej pięć lat — przepisy celne i handlowe wymagają kompletnych ścieżek dokumentacyjnych dla przesyłek transgranicznych.
FAQ
Czym jest faktura proforma?
Faktura proforma to wstępny rachunek sprzedaży wysyłany kupującym przed wysyłką lub dostawą towarów. Opisuje pozycje, ilości i ceny, ale nie jest żądaniem płatności — jest używana do celów celnych, importu/eksportu i zatwierdzenia przez kupującego.
Jaka jest różnica między fakturą proforma a fakturą handlową?
Faktura proforma jest wystawiana przed sfinalizowaniem transakcji i jest używana do celów ofertowych lub celnych. Faktura handlowa jest wystawiana po transakcji i jest faktycznym żądaniem płatności. Faktury proforma nie są prawnie wiążącymi żądaniami płatności.
Co powinna zawierać faktura proforma?
Faktura proforma powinna zawierać: dane sprzedawcy i kupującego, unikalny numer faktury proforma, okres ważności, incoterms (warunki dostawy), kraj pochodzenia, szczegółową listę towarów z ilościami i cenami oraz łączną wartość.
Czym są incoterms i dlaczego są ważne?
Incoterms (Międzynarodowe Warunki Handlowe) to standardowe warunki handlowe definiujące obowiązki kupujących i sprzedających przy dostawie towarów. Typowe incoterms to FOB (Franco statek), CIF (Koszt, ubezpieczenie, fracht) i EXW (Ex works). Są szczególnie ważne w handlu międzynarodowym.
Czy mogę stworzyć fakturę proforma za darmo?
Tak. InvoiceBean pozwala tworzyć profesjonalne pliki PDF faktur proforma całkowicie za darmo bez znaków wodnych i bez rejestracji. Łatwo dodaj incoterms, kraj pochodzenia i okres ważności.
Related Document Tools
- Generator Faktur — Bill clients after work is delivered.
- Generator Paragonów — Confirm payment that has already been received.
- Generator Kosztorysów — Quote a price before work begins (non-binding).
- Generator Not Kredytowych — Reduce a previously invoiced amount (returns, errors).
- Generator Zamówień Zakupu — Authorize a vendor to ship at agreed prices.
- Generator Listów Przewozowych — Travels with a shipment to confirm what was delivered.