Gratis Debetnota Generator - PDF Downloaden | InvoiceBean

Een debitanota (ook wel debetnota) is een handelsdocument dat wordt gebruikt om het verschuldigde bedrag tussen koper en verkoper te corrigeren na uitgifte van de oorspronkelijke factuur. Verkopers sturen debitanota's om extra kosten in rekening te brengen die ontbraken op de oorspronkelijke factuur — zoals onderfactureerde hoeveelheden, verzendkosten of extra diensten — terwijl kopers ze kunnen uitsturen om een verlaging te verzoeken bij beschadigde goederen of prijsverschillen. Omdat een debitanota een nieuwe financiële verplichting schept die gekoppeld is aan een bestaande transactie, moet ze verwijzen naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur en duidelijk de reden van de correctie vermelden. Met de gratis debitanotagenerator van InvoiceBean maakt u een nette PDF zonder watermerk met elke extra post met hoeveelheden, eenheidsprijzen en toepasselijke belastingen, zodat uw debiteuren en de schulden van de klant op één lijn blijven.

Toelichting op de verplichte velden

Debitanotanummer

Een uniek oplopend nummer (bijv. DN-2026-001) dat de debitanota onderscheidt van gewone facturen en dubbele boekingen voorkomt.

Referentie originele factuur

Het nummer en de datum van de gecorrigeerde factuur — het belangrijkste veld voor de traceerbaarheid.

Uitgiftedatum

De datum waarop de debitanota is uitgestuurd; dit is de datum die wordt gebruikt voor de boekhoudkundige verwerking.

Verkoopgegevens

Bedrijfsnaam, adres en BTW-nummer — nodig om overeen te komen met de oorspronkelijke factuur.

Kopersgegevens

De klant die de oorspronkelijke factuur heeft ontvangen; de correctie moet van toepassing zijn op dezelfde juridische entiteit.

Reden van de debitering

Onderbetaling, prijscorrectie, extra diensten — controleurs zullen nagaan of dit overeenkomt met de onderliggende gebeurtenis.

Gecorrigeerde posten en totaal

Elke toegevoegde of gecorrigeerde post met hoeveelheden, prijzen en belastingen — de berekening moet aansluiten op de oorspronkelijke factuur.

How This Differs From Other Documents

Een debitanota is het spiegelbeeld van een creditnota. Een creditnota verlaagt het openstaande saldo van de koper (bijv. bij retouren of te veel betaald), terwijl een debitanota het bedrag verhoogt of een onderfacturering corrigeert. Beide documenten moeten verwijzen naar de oorspronkelijke factuur maar werken in tegengestelde richting in de administratie. Ten opzichte van het uitsturen van een volledig nieuwe factuur koppelt de debitanota zich expliciet aan de oorspronkelijke transactie, waardoor afstemming voor beide partijen eenvoudiger is. De debitanota verschilt van een factuur omdat het geen nieuwe verkoop registreert maar een bestaande transactie corrigeert, en verschilt van een rekeningafschrift doordat het een specifieke correctie benoemt in plaats van de activiteit over een periode samen te vatten.

Best Practices

• Verwijs altijd naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur op elke debitanota, zodat de crediteurenafdeling van de klant deze kan koppelen zonder u te hoeven contacteren.
• Geef debitanota's uit in een aparte nummerserie (DN-…) om ze visueel te onderscheiden van facturen in exportbestanden of boekhoudsoftware.
• Leg de zakelijke reden vast in het document zelf, niet alleen in een interne notitie — controleurs zullen vragen waarom de extra belasting is opgelegd.
• Pas dezelfde fiscale behandeling toe als de oorspronkelijke factuur: als de factuur 21% BTW in rekening bracht, moet de debitanota 21% BTW toevoegen op dezelfde posten.
• Stuur de debitanota zodra u de discrepantie ontdekt. Vertraging leidt tot geschillen als de klant al het verkeerde bedrag heeft betaald.

FAQ