Gratis Handelsfactuur Generator - PDF Downloaden | InvoiceBean
Maak handelsfacturen voor internationale handel en douane. Voeg incoterms, land van oorsprong en regels toe. Gratis generator.
De handelsfactuur is het primaire douanedocument voor internationale zendingen, dat de douane informeert over wat er in de zending zit, de waarde en de herkomst. Anders dan een gewone verkoopfactuur voor de koper is de handelsfactuur bedoeld voor overheidsinstanties, banken en expediteurs die invoerrechten moeten beoordelen, kredieten moeten verifiëren en importprocedures moeten afhandelen. Onervaren exporteurs verwarren de handelsfactuur vaak met de pro-formafactuur — beide lijken op elkaar, maar de pro-forma wordt vóór verzending opgemaakt voor goedkeuringsdoeleinden, terwijl de handelsfactuur de werkelijke zending begeleidt en het verkoopbewijs vormt. Met de gratis handelsfactuurgenerator van InvoiceBean beschikt u over alle benodigde velden, zoals HS-codes, valutacodes en Incoterms, zodat uw zendingen de douane soepel passeren.
Toelichting op de verplichte velden
- Handelsfactuurnummer
- Een uniek nummer (HF-2026-001) dat op alle verzenddocumenten verschijnt en door de douane wordt gebruikt om de zending te traceren.
- Exporteur- en importeurgegevens
- Volledige handelsnamen en adressen van beide partijen, inclusief relevante belasting- of EORI-nummers.
- Goederenposten
- Gedetailleerde omschrijving, HS-code, hoeveelheid, gewicht, eenheidsprijs en totale waarde per regel — informatie die de douane nodig heeft.
- Herkomstland
- Waar de goederen zijn vervaardigd; dit beïnvloedt de tarieven en de geschiktheid voor handelsovereenkomsten.
- Incoterms
- FOB, CIF, EXW, DDP — de handelsterm bepaalt wie het transport, de verzekering en de douanerechten betaalt.
- Aangegeven waarde en valuta
- De totale aangegeven waarde met valutacode, de basis voor de berekening van rechten en bankvoorschotten.
- Transportdetails
- Vervoerder, route, vertrek- en aankomsthaven — nodig voor douaneoperaties en goederentracering.
How This Differs From Other Documents
De handelsfactuur verschilt van een gewone verkoopfactuur in omvang en doelgroep. Een gewone verkoopfactuur wordt gemaakt voor de koper om te laten zien wat hij moet betalen, terwijl de handelsfactuur bedoeld is voor douaneautoriteiten die goederen moeten classificeren, rechten moeten bepalen en de invoer moeten registreren. Ze verschilt ook van de pro-formafactuur — de pro-forma wordt vóór verzending opgesteld voor bank- of goedkeuringsdoeleinden, terwijl de handelsfactuur de werkelijke goederen begeleidt en een rechtsgeldig verkoopregister vormt. Ten opzichte van de pakbon toont de handelsfactuur prijzen en totaalwaarden die de pakbon niet toont, waardoor ze het primaire document voor de douanewaardebepaling is.
Best Practices
- Vermeld Incoterms altijd met de genoemde locatie (bijv. FOB Shanghai, CIF Rotterdam, DDP Berlijn) — gebruik niet alleen de afkorting. Douaneautoriteiten hebben de specifieke locatie nodig.
- Controleer de HS-code op zes cijfers in de tariefdatabase van het bestemmingsland. Verkeerde codes leiden tot geblokkeerde goederen, onjuiste rechten of boetes.
- Geef de werkelijke transactiewaarde op — onderwaardering is douanefraude en kan leiden tot inbeslagname van goederen of strafrechtelijke vervolging.
- Stel de handelsfactuur altijd op in het Engels of de taal van het importerende land. Sommige landen weigeren documenten in andere talen.
- Bewaar kopieën samen met de bijbehorende verzenddocumentatie voor minimaal vijf jaar. Douaneautoriteiten controleren vaak retroactief over twee of drie jaar.
FAQ
Wat is een handelsfactuur?
Een handelsfactuur is een juridisch bindend document dat door een verkoper aan een koper wordt uitgegeven voor internationale handel. Het wordt gebruikt door douaneautoriteiten om toepasselijke rechten en belastingen te bepalen. In tegenstelling tot een proformafactuur wordt een handelsfactuur uitgegeven na de transactie en dient als feitelijk betalingsverzoek.
Welke velden zijn vereist op een handelsfactuur?
Een handelsfactuur voor internationale handel vereist doorgaans: gegevens van verkoper en koper, factuurnummer en datum, incoterms, land van oorsprong, omschrijving van de goederen, hoeveelheden, eenheidsprijzen, totaalbedrag en valuta.
Wat zijn incoterms en welke moet ik gebruiken?
Incoterms (International Commercial Terms) definiëren de verantwoordelijkheden van kopers en verkopers voor de levering van goederen. Veelvoorkomende termen: FOB (Free on Board) — verkoper levert aan haven; CIF (Cost, Insurance, Freight) — verkoper dekt vervoer en verzekering; DDP (Delivered Duty Paid) — verkoper regelt alles inclusief invoerrechten; EXW (Ex Works) — koper regelt al het transport vanaf de locatie van de verkoper.
Wat is het verschil tussen een handelsfactuur en een proformafactuur?
Een proformafactuur is een voorlopig document uitgegeven voordat de transactie is afgerond — gebruikt voor offertes, voorbereiding op douaneafhandeling of aanvragen voor letters of credit. Een handelsfactuur is het definitieve, bindende document dat na verzending wordt uitgegeven en dient als feitelijk betalingsverzoek.
Kan ik gratis een handelsfactuur maken?
Ja. Met InvoiceBean kunt u professionele handelsfactuur-PDF's volledig gratis maken zonder watermerk en zonder registratie. Voeg eenvoudig incoterms en land van oorsprong toe.