Generatore Fatture Proforma Gratuito - Download PDF | InvoiceBean
Crea fatture proforma professionali e scaricale come PDF gratuitamente. Aggiungi incoterms, paese di origine, periodo di validità . Creatore gratuito di fatture proforma.
A proforma invoice is a preliminary invoice that the seller sends to the buyer before the goods are shipped or the work is completed. It looks almost identical to a real invoice — same line items, prices, tax, and total — but it is not an accounting document. Customs officers use it to estimate duties, banks use it to release advance payments or letters of credit, and procurement teams use it to issue a matching purchase order. Cross-border sellers in particular cannot live without proforma invoices: the document declares the country of origin, incoterms, and shipment value that customs will rely on. InvoiceBean's free proforma invoice generator gives you all the right fields — incoterms, country of origin, validity period, currency, and itemized goods — and produces a watermark-free PDF in seconds. No signup, no per-document fee, no data leaves your browser.
Required Fields Explained
- Proforma invoice number
- A unique reference (PI-2026-001) used by customs, the bank, and your own records — kept distinct from your real invoice series.
- Issue date and validity
- Proformas usually expire; the validity period protects you against price changes between quotation and shipment.
- Seller and buyer details
- Full legal names and addresses on both sides; required by customs for clearance and by banks for letters of credit.
- Incoterms
- FOB, CIF, EXW, DDP — the trade term defines who pays freight, insurance, and import duties.
- Country of origin
- Where the goods were manufactured; affects tariff rates and trade-agreement eligibility.
- Itemized goods
- Description, HS code where required, quantity, unit price, and total per line — customs needs this to value the shipment.
- Total value and currency
- The full declared value with currency code (USD, EUR, KRW) — the basis for duty calculation and bank advance.
How This Differs From Other Documents
A proforma invoice is not the same as a commercial invoice, even though they look similar. The proforma is issued before the transaction is finalized and is not a demand for payment, so it never enters accounts receivable. The commercial invoice, by contrast, is the binding payment request issued after shipment and is the document that records the sale in your books. A proforma also differs from an estimate or a quote: estimates are sales documents intended to win work, while proformas are operational documents intended to satisfy customs, banks, or pre-payment requirements. Compared with a purchase order, the proforma flows seller-to-buyer; the buyer often replies with a matching PO. Because proformas are often the basis for letters of credit and advance bank payments, the wording of the validity period and incoterms is unusually important — vague proformas can cost real money when an exchange rate shifts or a shipment is delayed.
Best Practices
- Always include incoterms; without them, the buyer and seller can disagree about who pays freight and import duty.
- State the country of origin clearly — customs systems use this for tariff classification and trade-agreement preferences.
- Use a separate number series (PI-…) so proformas never end up in your accounts receivable by accident.
- Set a realistic validity period for the price; international shipments often take weeks, and FX moves while goods are in transit.
- Mark the document "This is not a tax invoice" so the buyer's accounting team does not post it to AP in error.
FAQ
Cos'è una fattura proforma?
Una fattura proforma è una fattura di vendita preliminare inviata agli acquirenti prima di una spedizione o consegna di merci. Descrive gli articoli, le quantità e i prezzi ma non è una richiesta di pagamento — viene utilizzata per scopi doganali, di importazione/esportazione e di approvazione dell'acquirente.
Qual è la differenza tra una fattura proforma e una fattura commerciale?
Una fattura proforma viene emessa prima che la transazione sia finalizzata e viene utilizzata per scopi di preventivo o doganali. Una fattura commerciale viene emessa dopo la transazione ed è la richiesta di pagamento effettiva. Le fatture proforma non sono richieste di pagamento legalmente vincolanti.
Cosa dovrebbe includere una fattura proforma?
Una fattura proforma dovrebbe includere: dati del venditore e dell'acquirente, un numero di fattura proforma univoco, periodo di validità , incoterms (termini di spedizione), paese di origine, elenco dettagliato delle merci con quantità e prezzi e valore totale.
Cosa sono gli incoterms e perché sono importanti?
Gli incoterms (Termini Commerciali Internazionali) sono termini commerciali standardizzati che definiscono le responsabilità di acquirenti e venditori per la consegna delle merci. Gli incoterms comuni includono FOB (Franco a Bordo), CIF (Costo, Assicurazione, Nolo) ed EXW (Franco Fabbrica). Sono particolarmente importanti per il commercio internazionale.
Posso creare una fattura proforma gratuitamente?
Sì. InvoiceBean ti permette di creare PDF di fatture proforma professionali completamente gratuiti senza filigrane e senza registrazione. Aggiungi facilmente incoterms, paese di origine e periodo di validità .
Related Document Tools
- Generatore di Fatture — Bill clients after work is delivered.
- Generatore di Ricevute — Confirm payment that has already been received.
- Generatore di Preventivi — Quote a price before work begins (non-binding).
- Generatore di Note di Credito — Reduce a previously invoiced amount (returns, errors).
- Generatore di Ordini di Acquisto — Authorize a vendor to ship at agreed prices.
- Generatore di Bolle di Consegna — Travels with a shipment to confirm what was delivered.