Generatore Fatture Proforma Gratuito - Download PDF | InvoiceBean

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Una fattura proforma è una fattura preliminare che il venditore invia all'acquirente prima che le merci vengano spedite o il lavoro completato. Assomiglia quasi identicamente a una fattura reale — stesse voci, prezzi, imposte e totale — ma non è un documento contabile. I funzionari doganali la usano per stimare i dazi, le banche la usano per sbloccare pagamenti anticipati o lettere di credito, e i team acquisti la usano per emettere un ordine d'acquisto corrispondente. I venditori transfrontalieri non possono fare a meno delle fatture proforma: il documento dichiara il paese di origine, gli Incoterms e il valore della spedizione su cui farà affidamento la dogana. Il generatore gratuito di fatture proforma di InvoiceBean fornisce tutti i campi giusti — Incoterms, paese di origine, periodo di validità, valuta e merci dettagliate — e produce un PDF senza filigrana in pochi secondi.

Spiegazione dei campi obbligatori

Numero fattura proforma
Un riferimento univoco (PI-2026-001) usato dalla dogana, dalla banca e dai propri archivi — distinto dalla serie delle fatture reali.
Data di emissione e validità
Le proforma di solito scadono; il periodo di validità protegge dalle variazioni di prezzo tra la quotazione e la spedizione.
Dati del venditore e dell'acquirente
Nomi legali e indirizzi completi di entrambe le parti; richiesti dalla dogana per lo sdoganamento e dalle banche per le lettere di credito.
Incoterms
FOB, CIF, EXW, DDP — il termine commerciale definisce chi paga il trasporto, l'assicurazione e i dazi doganali.
Paese di origine
Dove le merci sono state fabbricate; influisce sulle aliquote tariffarie e sull'idoneità agli accordi commerciali.
Merci dettagliate
Descrizione, codice HS ove richiesto, quantità, prezzo unitario e totale per riga — la dogana ne ha bisogno per valutare la spedizione.
Valore totale e valuta
Il valore dichiarato completo con il codice valuta (USD, EUR, KRW) — la base per il calcolo dei dazi e l'anticipo bancario.

How This Differs From Other Documents

Una fattura proforma differisce da una fattura commerciale per lo status giuridico e il momento di emissione. Una fattura ordinaria crea un obbligo di pagamento esecutivo ed entra nella contabilità del venditore come ricavo; una proforma è puramente informativa e non genera alcuna scrittura contabile. La proforma differisce dal preventivo in quanto assomiglia a una vera fattura — stessa numerazione, stesso totale — ma viene emessa prima della spedizione o del completamento del servizio piuttosto che come proposta di prezzo. Rispetto a un ordine d'acquisto, la proforma proviene dal venditore e precede l'ordine; l'ordine d'acquisto proviene dall'acquirente e lo autorizza. Per le spedizioni internazionali, la fattura commerciale accompagna le merci reali e costituisce la dichiarazione ufficiale, mentre la proforma può essere stata emessa settimane prima per avviare i pagamenti anticipati o le approvazioni.

Best Practices

  • Mantenete la serie numerica proforma completamente separata dalle fatture reali (es. PF-2026-NNN anziché FAT-2026-NNN) affinché nessun sistema contabile la tratti erroneamente come ricavo.
  • Indicate sempre il periodo di validità — dogana e banche spesso rifiutano le proforma che sembrano troppo vecchie; 30-60 giorni è uno standard comune.
  • Indicate gli Incoterms con la città nominata (es. CIF Rotterdam) e non solo l'abbreviazione — i funzionari doganali hanno bisogno del luogo preciso.
  • Non registrate mai una proforma come ricavo nella vostra contabilità; attendete la fattura reale, poiché la proforma potrebbe non concretizzarsi mai in una transazione reale.
  • Archiviate le proforma con la relativa documentazione di spedizione per almeno cinque anni — le normative doganali e commerciali richiedono tracce documentali complete per le spedizioni transfrontaliere.

FAQ

Cos'è una fattura proforma?

Una fattura proforma è una fattura di vendita preliminare inviata agli acquirenti prima di una spedizione o consegna di merci. Descrive gli articoli, le quantità e i prezzi ma non è una richiesta di pagamento — viene utilizzata per scopi doganali, di importazione/esportazione e di approvazione dell'acquirente.

Qual è la differenza tra una fattura proforma e una fattura commerciale?

Una fattura proforma viene emessa prima che la transazione sia finalizzata e viene utilizzata per scopi di preventivo o doganali. Una fattura commerciale viene emessa dopo la transazione ed è la richiesta di pagamento effettiva. Le fatture proforma non sono richieste di pagamento legalmente vincolanti.

Cosa dovrebbe includere una fattura proforma?

Una fattura proforma dovrebbe includere: dati del venditore e dell'acquirente, un numero di fattura proforma univoco, periodo di validità, incoterms (termini di spedizione), paese di origine, elenco dettagliato delle merci con quantità e prezzi e valore totale.

Cosa sono gli incoterms e perché sono importanti?

Gli incoterms (Termini Commerciali Internazionali) sono termini commerciali standardizzati che definiscono le responsabilità di acquirenti e venditori per la consegna delle merci. Gli incoterms comuni includono FOB (Franco a Bordo), CIF (Costo, Assicurazione, Nolo) ed EXW (Franco Fabbrica). Sono particolarmente importanti per il commercio internazionale.

Posso creare una fattura proforma gratuitamente?

Sì. InvoiceBean ti permette di creare PDF di fatture proforma professionali completamente gratuiti senza filigrane e senza registrazione. Aggiungi facilmente incoterms, paese di origine e periodo di validità.

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