Kostenloser Dauerrechnung-Generator - PDF herunterladen | InvoiceBean
Erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen mit wöchentlichem, monatlichem, vierteljährlichem oder jährlichem Rhythmus. Start-/Enddatum und nächstes Ausstellungsdatum festlegen. Kostenloser Generator.
Eine wiederkehrende Rechnung ist eine Rechnung, die automatisch nach einem festen Zeitplan ausgestellt wird – wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich – für laufende Leistungen oder Abonnementprodukte. SaaS-Anbieter, Berater mit Retainer-Vereinbarungen, Hausverwaltungen, Leasinggeber und Managed-Service-Anbieter verlassen sich auf wiederkehrende Rechnungen, um demselben Kunden im selben Intervall denselben Betrag in Rechnung zu stellen, ohne die Daten in jedem Zyklus erneut einzugeben. Jede Ausstellung erzeugt weiterhin eine eigenständige, rechtsgültige Rechnung mit eigener Nummer und eigenem Ausstellungsdatum, sodass die Kreditorenbuchhaltung des Käufers jeden Zyklus für USt/MwSt.- und Buchhaltungszwecke als normale Rechnung behandelt. Mit dem kostenlosen Generator für wiederkehrende Rechnungen von InvoiceBean legen Sie Startdatum, Enddatum (oder unbefristet), Abrechnungsintervall und das nächste Ausstellungsdatum fest und erhalten dann für jeden Zyklus der Reihe ein sauberes, wasserzeichenfreies PDF. Das Tool läuft vollständig in Ihrem Browser und unterstützt über 30 Währungen, sodass Sie globale Kunden nach einem festen Zeitplan abrechnen können, ohne teure Abrechnungsplattformen zu abonnieren.
Pflichtfelder erklärt
- Nummer der wiederkehrenden Rechnung
- Eine eindeutige fortlaufende Kennung (z. B. INV-2026-0001) für jeden Zyklus. Jede Ausstellung erhält ihre eigene Nummer – die wiederkehrende Reihe teilt sich eine Vorlage, nicht eine einzige Nummer.
- Abrechnungsintervall
- Wie oft die Rechnung ausgestellt wird – wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Geben Sie dies klar an, damit die Kreditorenbuchhaltung des Kunden weiß, wann der nächste Zyklus zu erwarten ist.
- Start- und Enddatum
- Das Datum des ersten und des letzten Zyklus (oder „bis auf Widerruf“ bei unbefristeten Retainern). Definiert den durch den wiederkehrenden Zeitplan abgedeckten Vertragszeitraum.
- Nächstes Ausstellungsdatum
- Das Kalenderdatum, an dem die nächste Rechnung der Reihe erstellt wird – nützlich für die Liquiditätsplanung auf beiden Seiten.
- Angaben zu Aussteller und Rechnungsempfänger
- Ihr Firmenname, Anschrift, Steuer-ID sowie der rechtliche Name und die Rechnungsanschrift des Kunden. Diese ändern sich über die Zyklen hinweg selten, sollten aber auf jeder Rechnung erscheinen.
- Positionen
- Beschreibung der wiederkehrenden Leistung (z. B. „Monatlicher Retainer – Strategieberatung“), Menge (meist 1), Einzelpreis und optionale Steuer oder Rabatt.
- Zahlungsbedingungen
- Netto 7, Netto 14, Netto 30 oder „zahlbar bei Erhalt“ – zusammen mit Bankverbindung oder Zahlungslink, damit der Kunde jeden Zyklus pünktlich begleichen kann.
Unterschiede zu anderen Dokumenten
Eine wiederkehrende Rechnung unterscheidet sich von einer regulären einmaligen Rechnung in der Planung, nicht im rechtlichen Gewicht. Jeder Zyklus ist eine vollständig gültige Rechnung – er enthält dieselben Positionen, Summen und steuerliche Behandlung wie eine eigenständige Rechnung. Der Unterschied ist rein operativ: Die Vorlage wird in einem festen Rhythmus wiederverwendet. Eine wiederkehrende Rechnung unterscheidet sich auch von einer Abonnement-Quittung: Eine Abonnement-Quittung bestätigt, dass eine automatische Kartenzahlung eingezogen wurde, während eine wiederkehrende Rechnung zur Zahlung auffordert und vor dem Ausgleich ausgestellt wird. Sie unterscheidet sich von einer Pro-forma-Rechnung (die informativ und noch nicht abrechenbar ist) und von einer Gutschrift (die Belastungen rückgängig macht). Für USt/MwSt.-Zwecke muss jeder Zyklus einer wiederkehrenden Rechnung als eigenes steuerpflichtiges Ereignis mit eigenem Ausstellungsdatum und Steuerzeitpunkt behandelt werden – weshalb jeder Zyklus seine eigene eindeutige Rechnungsnummer erhält.
Bewährte Vorgehensweisen
- Verwenden Sie eine Nummernkonvention, die den Zyklus widerspiegelt (z. B. INV-2026-0001 bis 0012 für monatliche Zyklen im Jahr 2026), damit der Prüfpfad leicht nachvollziehbar ist.
- Geben Sie Abrechnungsintervall, Startdatum und nächstes Ausstellungsdatum auf jedem Zyklus ausdrücklich an, um Streitigkeiten über den abgerechneten Zeitraum zu vermeiden.
- Versenden Sie jeden Zyklus an einem festen Kalendertag (z. B. dem 1. jedes Monats), damit der Kunde seinen Liquiditätsbedarf vorhersehen kann und Ihre Außenstandsdauer niedrig bleibt.
- Pausieren Sie wiederkehrende Rechnungen sofort, wenn ein Kunde die Leistung kündigt oder pausiert – eine Überberechnung nach Kündigung birgt Rückerstattungs- und Reputationsrisiken.
- Wenden Sie über jeden Zyklus derselben wiederkehrenden Reihe denselben Steuersatz und dieselbe Währung konsequent an, sofern keine schriftliche Vertragsänderung vorliegt.
Häufige Fragen
Was ist eine wiederkehrende Rechnung und wann sollte ich sie verwenden?
Eine wiederkehrende Rechnung wird automatisch nach einem festen Zeitplan ausgestellt – wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich – für laufende Leistungen wie Retainer, Abonnements, Hosting oder Immobilienmieten. Verwenden Sie sie immer dann, wenn der abzurechnende Betrag, der Kunde und die Positionen über mehrere Zyklen gleich bleiben.
Wie unterscheidet sich eine wiederkehrende Rechnung von einer regulären Rechnung?
Rechtlich sind sie identisch. Jeder Zyklus einer wiederkehrenden Rechnung ist eine eigenständige, vollständig gültige Rechnung mit eigener eindeutiger Nummer, eigenem Ausstellungsdatum und Steuerzeitpunkt. Der Unterschied ist operativ: Eine wiederkehrende Rechnung verwendet dieselbe Vorlage nach einem festen Zeitplan wieder, während eine reguläre Rechnung ad hoc für einmalige Transaktionen erstellt wird.
Sollte jeder Zyklus eine eindeutige Rechnungsnummer haben?
Ja. Für die USt/MwSt.-Konformität muss jeder Zyklus eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer haben (z. B. INV-2026-0001, INV-2026-0002). Eine einzige Nummer über mehrere Zyklen hinweg ist ein häufiger Prüfungsbefund und kann die Rechnung für die steuerliche Geltendmachung ungültig machen.
Wie gehe ich mit Preisänderungen in einer wiederkehrenden Reihe um?
Bei Preisänderungen beenden Sie die bestehende wiederkehrende Reihe, stellen eine Schlussrechnung für anteilige Beträge aus und beginnen eine neue wiederkehrende Reihe mit dem neuen Preis und einem neuen Startdatum. Dokumentieren Sie die Änderung in einer von beiden Parteien gegengezeichneten Vertragsänderung.
Was passiert, wenn der Kunde mitten im Zyklus kündigt?
Stellen Sie die nächste Zyklusrechnung anteilig bis zum Kündigungsdatum aus und beenden Sie dann die wiederkehrende Reihe. Wurde der Zyklus bereits vollständig abgerechnet, stellen Sie für den ungenutzten Teil eine Gutschrift aus, damit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung im Einklang bleiben.