Kostenloser Handelsrechnung-Generator - PDF herunterladen | InvoiceBean

Erstellen Sie Handelsrechnungen für internationalen Handel und Zoll. Incoterms, Ursprungsland und Positionen hinzufügen. Kostenloser Generator.

Eine Handelsrechnung ist das zentrale Zolldokument für den internationalen Warenversand. Anders als eine inländische Rechnung erfüllt sie einen doppelten Zweck: Sie stellt dem Käufer den Betrag in Rechnung und liefert den Zollbehörden an der Export- und Importgrenze die Daten, die sie zur Festsetzung von Zöllen, USt/MwSt. und zur Einhaltung handelsrechtlicher Vorschriften benötigen. Jede Handelsrechnung muss die verwendeten Incoterms (EXW, FOB, CIF, DDP usw.), das Ursprungsland jeder Position, ggf. die HS-Warennummer sowie die vollständigen rechtlichen Namen und Anschriften von Versender und Empfänger eindeutig angeben. Fehler oder Auslassungen auf einer Handelsrechnung gehören zu den häufigsten Ursachen für Zollverzögerungen und unerwartete Zollfestsetzungen. Der kostenlose Handelsrechnungs-Generator von InvoiceBean liefert ein sauberes, wasserzeichenfreies PDF mit allen erforderlichen Feldern in dem Format, das Spediteure und Zollagenten erwarten, in über 30 Währungen und 16 Sprachen, damit Ihre Sendungen ohne Rückfragen den Zoll passieren.

Pflichtfelder erklärt

Rechnungsnummer und -datum
Eine eindeutige Handelsrechnungsnummer (z. B. CI-2026-001) und das Ausstellungsdatum, mit denen die Zollbehörden die Sendung vom Ursprung bis zum Bestimmungsort verfolgen.
Angaben zum Ausführer (Verkäufer)
Vollständiger rechtlicher Firmenname, Anschrift, Land, Steuer-ID (USt-IdNr./EIN/GST) sowie ggf. die EORI-Nummer oder eine vergleichbare Zollregistrierungsnummer.
Angaben zum Einführer (Käufer)
Vollständiger rechtlicher Name des Empfängers, komplette Lieferanschrift einschließlich Land und Steueridentifikation – erforderlich für die Zollabfertigung am Bestimmungsort.
Incoterms-2020-Klausel
Der dreistellige Incoterm (EXW, FCA, FOB, CIF, CIP, DAP, DPU, DDP usw.) plus benannter Ort – dies legt fest, wer Fracht, Versicherung und Einfuhrabgaben trägt.
Ursprungsland
Das Land, in dem jede Position hergestellt wurde (nicht zwingend das Versandland). Erforderlich für Präferenzabkommen und die Berechnung von Antidumpingzöllen.
Positionen mit HS-Codes
Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtwert, Netto- und Bruttogewicht sowie die HS-Warennummer (Harmonisiertes System) für jedes Produkt.
Währung und Gesamtsumme
Eine einzige, klar angegebene Transaktionswährung (USD, EUR, JPY, CNY usw.) mit Zwischensumme, Fracht, Versicherung und Endsumme – von der Zollbehörde zur Berechnung der Abgaben verwendet.

Unterschiede zu anderen Dokumenten

Eine Handelsrechnung unterscheidet sich von einer regulären Verkaufsrechnung in Umfang und Adressatenkreis. Eine reguläre Rechnung ist in erster Linie ein Abrechnungsdokument zwischen Verkäufer und Käufer. Eine Handelsrechnung dient drei Adressaten zugleich: dem Käufer (als Zahlungsaufforderung), den Zollbehörden bei Ausfuhr und Einfuhr (als Wertdokument für die Zollfestsetzung) und dem Spediteur oder Zollagenten (als operatives Manifest). Sie unterscheidet sich auch von einer Pro-forma-Rechnung, die vor dem Versand zur Vorauszahlung oder Einfuhrgenehmigung ausgestellt wird und keine buchhalterische Wirkung hat. Ein Lieferschein hingegen listet auf, was physisch in jedem Karton enthalten ist, enthält jedoch keine Preise und wird nicht zur Zollwertermittlung herangezogen. Aufgrund dieser Mehrfachfunktion muss die Handelsrechnung stets Incoterms, Ursprungsland und Warennummern enthalten – Felder, die bei anderen Dokumentarten optional sind oder fehlen.

Bewährte Vorgehensweisen

  • Geben Sie Incoterms stets mit benanntem Ort an (z. B. FOB Shanghai, CIF Rotterdam, DDP Hamburg) – unklare Incoterms führen zu Zollstreitigkeiten.
  • Führen Sie das tatsächliche Ursprungsland pro Position an, nicht nur das Versandland, um die Präferenzzollsätze von Handelsabkommen in Anspruch nehmen zu können.
  • Stimmen Sie die Warenbeschreibung auf der Handelsrechnung exakt mit der Beschreibung auf dem Frachtbrief und dem Lieferschein ab, um Zollrückhaltungen zu vermeiden.
  • Verwenden Sie durchgängig eine einzige Transaktionswährung. Zahlt der Käufer in einer anderen Währung, geben Sie Wechselkurs und Umrechnung separat an.
  • Führen Sie für jede Position HS-Warennummern an (8 oder 10 Stellen je nach Bestimmungsland) – fehlende Codes führen zu standardmäßig hohen Zolleinstufungen.

Häufige Fragen

Was ist eine Handelsrechnung?

Eine Handelsrechnung ist ein rechtsverbindliches Dokument, das ein Verkäufer im internationalen Handel an einen Käufer ausstellt. Sie wird von den Zollbehörden zur Festsetzung der anwendbaren Zölle und Steuern verwendet. Anders als eine Pro-forma-Rechnung wird eine Handelsrechnung nach der Transaktion ausgestellt und dient als tatsächliche Zahlungsaufforderung.

Welche Felder sind auf einer Handelsrechnung erforderlich?

Eine Handelsrechnung für den internationalen Handel erfordert in der Regel: Angaben zu Verkäufer und Käufer, Rechnungsnummer und -datum, Incoterms, Ursprungsland, Warenbeschreibung, Mengen, Einzelpreise, Gesamtwert und Währung.

Was sind Incoterms und welche sollte ich verwenden?

Incoterms (International Commercial Terms) regeln die Verantwortlichkeiten von Käufern und Verkäufern für die Lieferung der Ware. Gängige Klauseln sind: FOB (Free on Board) – der Verkäufer liefert bis zum Hafen; CIF (Cost, Insurance, Freight) – der Verkäufer trägt Fracht und Versicherung; DDP (Delivered Duty Paid) – der Verkäufer übernimmt alles inklusive Einfuhrabgaben; EXW (Ex Works) – der Käufer übernimmt den gesamten Transport ab dem Standort des Verkäufers.

Was ist der Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument, das vor Abschluss der Transaktion ausgestellt wird – sie dient Angeboten, der Vorbereitung der Zollabfertigung oder Akkreditiv-Anträgen. Eine Handelsrechnung ist das endgültige, verbindliche Dokument, das nach dem Versand ausgestellt wird und als tatsächliche Zahlungsaufforderung dient.

Kann ich eine Handelsrechnung kostenlos erstellen?

Ja. Mit InvoiceBean erstellen Sie professionelle PDF-Handelsrechnungen vollkommen kostenlos, ohne Wasserzeichen und ohne Anmeldung. Incoterms und Ursprungsland lassen sich problemlos hinzufügen.